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透視人力資源管理系統(tǒng)(中)
作者：佚名 日期：2001-5-22 字體：[大] [中] [小]
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2、易訪問、易查詢的信息庫
在沒有采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之前，當(dāng)企業(yè)管理人員要統(tǒng)計(jì)數(shù)字時(shí)，往往依賴于某個(gè)人或某些人來獲取。首先是找到人力資源部的相關(guān)人員，由他們從不同的計(jì)算機(jī)文件、打印件或檔案柜中查找相關(guān)的信息，再匯總后提交。這種依賴于人的過程往往會(huì)因?yàn)榛ㄙM(fèi)的時(shí)間較長或某個(gè)人不在辦公室而不能及時(shí)完成。在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后，就會(huì)將依賴于人的過程改為依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過程。企業(yè)管理人員只要獲取了相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)，直接查閱相應(yīng)的信息。如某廠在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后，一位老總在隨意瀏覽全廠人事信息時(shí)，偶然發(fā)現(xiàn)某位員工在某月有多天的加班工資，而他記得該員工曾在該月請了多天病假。這種現(xiàn)象其負(fù)面影響往往會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出幾十塊錢的加班費(fèi)。試想一下，如果同部門的另一位員工也請了若干天的病假并且被扣了部分病假工資，那么這位員工會(huì)如何對(duì)待工作？其他員工又會(huì)有什么樣的想法？像這種審計(jì)過程，在沒有人力資源管理系統(tǒng)支持之前幾乎不可能實(shí)現(xiàn)。企業(yè)的老總可能會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯姆泵Χ鵁o暇顧及“小事”，也可能會(huì)因?yàn)槠渌蛩夭槐慵?xì)查，或者他也想不到會(huì)有某種舞弊的現(xiàn)象存在。而人事部門提供的報(bào)告畢竟只是靜態(tài)的、匯總的，可能是經(jīng)過人為過濾的和一個(gè)側(cè)面的信息。實(shí)施了人力資源管理系統(tǒng)之后，老總也許只是利用五分鐘的空閑時(shí)間就可以瀏覽一下系統(tǒng)，不僅可以得到較為全面的、詳細(xì)的、未經(jīng)過濾的第一手人事信息，發(fā)現(xiàn)不公平的現(xiàn)象，甚至還可以從中得到某些靈感和啟發(fā)，從而改進(jìn)企業(yè)的管理。這種透明性還可以規(guī)避企業(yè)管理中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
3、有利于體現(xiàn)公平性原則，留住人才
不少企業(yè)都不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象；對(duì)此，除了抱怨外部環(huán)境以外，往往拿不出較為有效的辦法。人才流失除了因?yàn)樾劫Y因素之外，還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、培訓(xùn)機(jī)會(huì)和個(gè)人前途等等�，F(xiàn)在不少人利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)了很多的課程，得到了證書，有了一技之長。但是，按以往的情形，除了有機(jī)會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)面前顯示外，他很難得到相應(yīng)的崗位和報(bào)酬。同時(shí)，在掌握了充分的技能之后，該員工也不會(huì)安心現(xiàn)在的崗位，結(jié)果是遠(yuǎn)走高飛。如果將技能輸入人力資源管理系統(tǒng)，在某個(gè)崗位需要人時(shí)，先搜尋一下企業(yè)內(nèi)部是否有合適的人選，這樣也許會(huì)留住一部分人才。再如，在提拔干部時(shí)，是根據(jù)誰在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)得多，還是根據(jù)他的知識(shí)、技能和以往的績效呢？體現(xiàn)公平原則不僅在于選拔出合適的人才，而且它還給員工一種暗示：個(gè)人在本企業(yè)的前途不在于是否善于在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)，而是在于個(gè)人的努力程度，從而達(dá)到激勵(lì)員工的目的。體現(xiàn)公平性原則不應(yīng)只是一句口號(hào)，它需要企業(yè)在制度上予以保證和必要的系統(tǒng)工具支持。人力資源管理系統(tǒng)就是一種非常有效的輔助工具。
4、提高管理水平
采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)不僅僅是為了提高工作效率。應(yīng)該看到，在實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)后，經(jīng)過整合的、較為全面、準(zhǔn)確、一致和相容的信息不僅可以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀有一個(gè)比較全面和準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也可以生成綜合的分析報(bào)表供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在決策時(shí)參考。如在薪資普調(diào)或薪資體系變更前，生成按崗位的歷史薪資分析報(bào)告等，可輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化。
實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)的過程本身也包含著回顧企業(yè)本身的機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置、管理流程、薪資體系等等，并根據(jù)軟件中所蘊(yùn)含的先進(jìn)管理思想來改變現(xiàn)行的體系。在實(shí)施的過程中可以看到這樣一種現(xiàn)象：管理水平相對(duì)完善的企業(yè)，實(shí)施工作往往會(huì)比管理水平相對(duì)較低的企業(yè)容易；而管理水平較低的企業(yè)在實(shí)施過程中也會(huì)迅速地暴露出本企業(yè)在人力資源管理中存在的問題。同時(shí)，實(shí)施過程也是一個(gè)反思先行制度，重組、改進(jìn)和提高管理水平的契機(jī)。
另外需要說明的一點(diǎn)是，信息的透明和安全是一對(duì)矛盾的兩個(gè)方面。人力資源管理系統(tǒng)的安全性設(shè)計(jì)使得機(jī)密的人事薪資信息處在一種“受控”狀態(tài)下的透明。只有得到系統(tǒng)授權(quán)的用戶才可以訪問被允許獲取的信息。因此，我們不需要擔(dān)心會(huì)因?yàn)椴捎萌肆Y源管理系統(tǒng)而降低了人事薪資信息的保密性，相反，信息的安全性會(huì)因?yàn)槿肆Y源管理系統(tǒng)的采用而得到加強(qiáng)。
四、關(guān)于人力資源管理系統(tǒng)的四個(gè)誤區(qū)
1、缺乏長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光
有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在人力資源管理中缺乏長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光，認(rèn)識(shí)不到采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)的重要性。他們或者只顧眼前利益，認(rèn)為人力資源管理系統(tǒng)是一種“錦上添花”的項(xiàng)目，沒有緊迫感；或者對(duì)人力資源管理系統(tǒng)缺乏認(rèn)識(shí)，自以為自己也已采用了人力資源管理系統(tǒng)，殊不知他們實(shí)質(zhì)上只是采用了帶有部分人事數(shù)據(jù)的簡單薪資處理軟件（這類系統(tǒng)大部分甚至還未達(dá)到20世紀(jì)70年代末的水平）；還有些企業(yè)在選取人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，只考慮滿足當(dāng)前的需求，而且考慮價(jià)格因素多于系統(tǒng)功能，這樣選取的系統(tǒng)會(huì)后患無窮，不僅現(xiàn)在缺乏指導(dǎo)價(jià)值，將來隨著企業(yè)的發(fā)展和管理水平的提高，也會(huì)阻礙企業(yè)的進(jìn)步，屆時(shí)要想改換其他的系統(tǒng)會(huì)比現(xiàn)在還要痛苦。
2、人力資源管理系統(tǒng)是 一個(gè)拿來即用的軟件
由于缺乏對(duì)系統(tǒng)實(shí)施工作的重要性和艱巨性的認(rèn)識(shí)，將人力資源管理系統(tǒng)混同于一個(gè)普通的軟件，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和項(xiàng)目組織，邊用邊開發(fā)，使系統(tǒng)的實(shí)施處于一種混亂的狀態(tài)。其結(jié)果，不僅會(huì)使整個(gè)系統(tǒng)的開發(fā)缺乏堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，造成數(shù)據(jù)的重復(fù)、不相容和不全面；同時(shí)會(huì)造成相關(guān)人員和部門在數(shù)據(jù)采集和確認(rèn)中進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)，增加了工作量，使他們產(chǎn)生怨言。如果數(shù)據(jù)更新不及時(shí)或不能有效地更新數(shù)據(jù)，還會(huì)使得以前的勞動(dòng)前功盡棄，嚴(yán)重挫傷實(shí)施人員的工作積極性。而數(shù)據(jù)采集得不夠全面，在領(lǐng)導(dǎo)需要某些分析報(bào)告時(shí)不能及時(shí)提供，也會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的成效和實(shí)施人員的工作產(chǎn)生懷疑，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生不利的影響。
3、不顧實(shí)力自己開發(fā)人力資源管理系統(tǒng)
有些企業(yè)出于種種考慮，不顧自己的實(shí)力，組織一些人自己開發(fā)所謂的人力資源管理軟件。要想使自己開發(fā)的軟件投入實(shí)際運(yùn)行，便于人力資源部門人員的使用并在以后能根據(jù)實(shí)際需要不斷更新，其用于維護(hù)、文檔編寫、調(diào)試和排錯(cuò)等等所花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力姑且不論(肯定會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過購買商品化軟件所需的成本)，問題是在于，如何將現(xiàn)代人力資源管理的理念和計(jì)算機(jī)技術(shù)有效地集合起來，從長遠(yuǎn)、系統(tǒng)和發(fā)展的眼光來進(jìn)行全面的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)并不是一件輕而易舉的事。基礎(chǔ)打得不好，會(huì)給將來的工作留下禍根，而且很有可能會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。
4、盲目依靠銷售商的實(shí)施顧問
現(xiàn)在幾乎所有人力資源管理軟件的銷售商都提供實(shí)施顧問。誠然，由他們提供必要的培訓(xùn)和咨詢是有益的，但過分依賴他們是不可取的。除了費(fèi)用和響應(yīng)時(shí)間方面的因素之外，企業(yè)的相關(guān)設(shè)置不可能一成不變，而銷售商的實(shí)施顧問不可能長時(shí)間地熟悉某個(gè)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)置。企業(yè)應(yīng)該立足于自己，建立包括計(jì)算機(jī)人員和人力資源管理人員在內(nèi)的項(xiàng)目核心小組，只有他們才是企業(yè)可以依靠的對(duì)象。