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透視人力資源管理系統(tǒng)(中)
作者：佚名 日期：2001-5-22 字體：[大] [中] [小]
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2、易訪問、易查詢的信息庫(kù)
在沒有采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之前，當(dāng)企業(yè)管理人員要統(tǒng)計(jì)數(shù)字時(shí)，往往依賴于某個(gè)人或某些人來獲取。首先是找到人力資源部的相關(guān)人員，由他們從不同的計(jì)算機(jī)文件、打印件或檔案柜中查找相關(guān)的信息，再匯總后提交。這種依賴于人的過程往往會(huì)因?yàn)榛ㄙM(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)或某個(gè)人不在辦公室而不能及時(shí)完成。在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后，就會(huì)將依賴于人的過程改為依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過程。企業(yè)管理人員只要獲取了相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)，直接查閱相應(yīng)的信息。如某廠在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后，一位老總在隨意瀏覽全廠人事信息時(shí)，偶然發(fā)現(xiàn)某位員工在某月有多天的加班工資，而他記得該員工曾在該月請(qǐng)了多天病假。這種現(xiàn)象其負(fù)面影響往往會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出幾十塊錢的加班費(fèi)。試想一下，如果同部門的另一位員工也請(qǐng)了若干天的病假并且被扣了部分病假工資，那么這位員工會(huì)如何對(duì)待工作？其他員工又會(huì)有什么樣的想法？像這種審計(jì)過程，在沒有人力資源管理系統(tǒng)支持之前幾乎不可能實(shí)現(xiàn)。企業(yè)的老總可能會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯姆泵Χ鵁o暇顧及“小事”，也可能會(huì)因?yàn)槠渌蛩夭槐慵?xì)查，或者他也想不到會(huì)有某種舞弊的現(xiàn)象存在。而人事部門提供的報(bào)告畢竟只是靜態(tài)的、匯總的，可能是經(jīng)過人為過濾的和一個(gè)側(cè)面的信息。實(shí)施了人力資源管理系統(tǒng)之后，老總也許只是利用五分鐘的空閑時(shí)間就可以瀏覽一下系統(tǒng)，不僅可以得到較為全面的、詳細(xì)的、未經(jīng)過濾的第一手人事信息，發(fā)現(xiàn)不公平的現(xiàn)象，甚至還可以從中得到某些靈感和啟發(fā)，從而改進(jìn)企業(yè)的管理。這種透明性還可以規(guī)避企業(yè)管理中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
3、有利于體現(xiàn)公平性原則，留住人才
不少企業(yè)都不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象；對(duì)此，除了抱怨外部環(huán)境以外，往往拿不出較為有效的辦法。人才流失除了因?yàn)樾劫Y因素之外，還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、培訓(xùn)機(jī)會(huì)和個(gè)人前途等等�，F(xiàn)在不少人利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)了很多的課程，得到了證書，有了一技之長(zhǎng)。但是，按以往的情形，除了有機(jī)會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)面前顯示外，他很難得到相應(yīng)的崗位和報(bào)酬。同時(shí)，在掌握了充分的技能之后，該員工也不會(huì)安心現(xiàn)在的崗位，結(jié)果是遠(yuǎn)走高飛。如果將技能輸入人力資源管理系統(tǒng)，在某個(gè)崗位需要人時(shí)，先搜尋一下企業(yè)內(nèi)部是否有合適的人選，這樣也許會(huì)留住一部分人才。再如，在提拔干部時(shí)，是根據(jù)誰在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)得多，還是根據(jù)他的知識(shí)、技能和以往的績(jī)效呢？體現(xiàn)公平原則不僅在于選拔出合適的人才，而且它還給員工一種暗示：個(gè)人在本企業(yè)的前途不在于是否善于在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)，而是在于個(gè)人的努力程度，從而達(dá)到激勵(lì)員工的目的。體現(xiàn)公平性原則不應(yīng)只是一句口號(hào)，它需要企業(yè)在制度上予以保證和必要的系統(tǒng)工具支持。人力資源管理系統(tǒng)就是一種非常有效的輔助工具。
4、提高管理水平
采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)不僅僅是為了提高工作效率。應(yīng)該看到，在實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)后，經(jīng)過整合的、較為全面、準(zhǔn)確、一致和相容的信息不僅可以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀有一個(gè)比較全面和準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也可以生成綜合的分析報(bào)表供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在決策時(shí)參考。如在薪資普調(diào)或薪資體系變更前，生成按崗位的歷史薪資分析報(bào)告等，可輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化。
實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)的過程本身也包含著回顧企業(yè)本身的機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置、管理流程、薪資體系等等，并根據(jù)軟件中所蘊(yùn)含的先進(jìn)管理思想來改變現(xiàn)行的體系。在實(shí)施的過程中可以看到這樣一種現(xiàn)象：管理水平相對(duì)完善的企業(yè)，實(shí)施工作往往會(huì)比管理水平相對(duì)較低的企業(yè)容易；而管理水平較低的企業(yè)在實(shí)施過程中也會(huì)迅速地暴露出本企業(yè)在人力資源管理中存在的問題。同時(shí)，實(shí)施過程也是一個(gè)反思先行制度，重組、改進(jìn)和提高管理水平的契機(jī)。
另外需要說明的一點(diǎn)是，信息的透明和安全是一對(duì)矛盾的兩個(gè)方面。人力資源管理系統(tǒng)的安全性設(shè)計(jì)使得機(jī)密的人事薪資信息處在一種“受控”狀態(tài)下的透明。只有得到系統(tǒng)授權(quán)的用戶才可以訪問被允許獲取的信息。因此，我們不需要擔(dān)心會(huì)因?yàn)椴捎萌肆Y源管理系統(tǒng)而降低了人事薪資信息的保密性，相反，信息的安全性會(huì)因?yàn)槿肆Y源管理系統(tǒng)的采用而得到加強(qiáng)。
四、關(guān)于人力資源管理系統(tǒng)的四個(gè)誤區(qū)
1、缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光
有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在人力資源管理中缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光，認(rèn)識(shí)不到采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)的重要性。他們或者只顧眼前利益，認(rèn)為人力資源管理系統(tǒng)是一種“錦上添花”的項(xiàng)目，沒有緊迫感；或者對(duì)人力資源管理系統(tǒng)缺乏認(rèn)識(shí)，自以為自己也已采用了人力資源管理系統(tǒng)，殊不知他們實(shí)質(zhì)上只是采用了帶有部分人事數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單薪資處理軟件（這類系統(tǒng)大部分甚至還未達(dá)到20世紀(jì)70年代末的水平）；還有些企業(yè)在選取人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，只考慮滿足當(dāng)前的需求，而且考慮價(jià)格因素多于系統(tǒng)功能，這樣選取的系統(tǒng)會(huì)后患無窮，不僅現(xiàn)在缺乏指導(dǎo)價(jià)值，將來隨著企業(yè)的發(fā)展和管理水平的提高，也會(huì)阻礙企業(yè)的進(jìn)步，屆時(shí)要想改換其他的系統(tǒng)會(huì)比現(xiàn)在還要痛苦。
2、人力資源管理系統(tǒng)是 一個(gè)拿來即用的軟件
由于缺乏對(duì)系統(tǒng)實(shí)施工作的重要性和艱巨性的認(rèn)識(shí)，將人力資源管理系統(tǒng)混同于一個(gè)普通的軟件，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和項(xiàng)目組織，邊用邊開發(fā)，使系統(tǒng)的實(shí)施處于一種混亂的狀態(tài)。其結(jié)果，不僅會(huì)使整個(gè)系統(tǒng)的開發(fā)缺乏堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，造成數(shù)據(jù)的重復(fù)、不相容和不全面；同時(shí)會(huì)造成相關(guān)人員和部門在數(shù)據(jù)采集和確認(rèn)中進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)，增加了工作量，使他們產(chǎn)生怨言。如果數(shù)據(jù)更新不及時(shí)或不能有效地更新數(shù)據(jù)，還會(huì)使得以前的勞動(dòng)前功盡棄，嚴(yán)重挫傷實(shí)施人員的工作積極性。而數(shù)據(jù)采集得不夠全面，在領(lǐng)導(dǎo)需要某些分析報(bào)告時(shí)不能及時(shí)提供，也會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的成效和實(shí)施人員的工作產(chǎn)生懷疑，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生不利的影響。
3、不顧實(shí)力自己開發(fā)人力資源管理系統(tǒng)
有些企業(yè)出于種種考慮，不顧自己的實(shí)力，組織一些人自己開發(fā)所謂的人力資源管理軟件。要想使自己開發(fā)的軟件投入實(shí)際運(yùn)行，便于人力資源部門人員的使用并在以后能根據(jù)實(shí)際需要不斷更新，其用于維護(hù)、文檔編寫、調(diào)試和排錯(cuò)等等所花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力姑且不論(肯定會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過購(gòu)買商品化軟件所需的成本)，問題是在于，如何將現(xiàn)代人力資源管理的理念和計(jì)算機(jī)技術(shù)有效地集合起來，從長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)和發(fā)展的眼光來進(jìn)行全面的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)并不是一件輕而易舉的事。基礎(chǔ)打得不好，會(huì)給將來的工作留下禍根，而且很有可能會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。
4、盲目依靠銷售商的實(shí)施顧問
現(xiàn)在幾乎所有人力資源管理軟件的銷售商都提供實(shí)施顧問。誠(chéng)然，由他們提供必要的培訓(xùn)和咨詢是有益的，但過分依賴他們是不可取的。除了費(fèi)用和響應(yīng)時(shí)間方面的因素之外，企業(yè)的相關(guān)設(shè)置不可能一成不變，而銷售商的實(shí)施顧問不可能長(zhǎng)時(shí)間地熟悉某個(gè)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)置。企業(yè)應(yīng)該立足于自己，建立包括計(jì)算機(jī)人員和人力資源管理人員在內(nèi)的項(xiàng)目核心小組，只有他們才是企業(yè)可以依靠的對(duì)象。